KI-Budget im KMU: Was es wirklich kostet und was es bringt

«Was kostet das Ganze?» Diese Frage höre ich in jedem Erstgespräch. Meistens als zweite Frage, direkt nach «Wo stehen wir im Vergleich?» Und es ist die richtige Frage. Ein Verwaltungsrat, der ein KI-Budget freigibt, ohne die Grössenordnungen zu kennen, handelt nicht informiert. Und uninformierte Entscheide schützt die Business Judgement Rule nicht.

Trotzdem gibt es auf diese Frage fast nirgends eine ehrliche Antwort. KI-Anbieter verkaufen Lizenzen und nennen keine Gesamtkosten. Beratungen verkaufen Tagessätze und lassen den Kunden die Gesamtrechnung selbst zusammensetzen. Studien messen KI-Budgets in Prozent des IT-Budgets, was für einen VRP ohne IT-Hintergrund wenig aussagekräftig ist.

Dieser Artikel liefert die Grössenordnungen, die ein Verwaltungsrat für eine fundierte Investitionsentscheidung braucht.

Die drei Budgetebenen

KI-Investitionen in Schweizer KMU fallen in drei Kategorien. Die Höhe hängt von der Unternehmensgrösse, der Branche und dem Reifegrad ab. Aber die Struktur ist überall gleich.

Ebene 1: Governance-Grundlage (einmalig)

Das ist die Basis. Ohne sie fehlt dem Verwaltungsrat die Entscheidungsgrundlage für alles Weitere.

Inhalt: KI-Inventar, Datenklassifikation, Risikobewertung, branchenspezifische Policy, VR-Beschlussvorlage. Ergebnis: Der Verwaltungsrat weiss, wo das Unternehmen steht, welche Risiken bestehen und welche Hebel den EBITDA bewegen.

Grössenordnung im Markt: CHF 8'000 bis 25'000 für ein KMU mit 50 bis 500 Mitarbeitenden. Abhängig von Branchenregulierung, Komplexität der IT-Landschaft und gewünschter Tiefe. Ein halber bis zwei Tage Analyse vor Ort plus Aufbereitung.

Zum Vergleich: Ein CAS «Verwaltungsrat und KI» an einer Schweizer Hochschule kostet CHF 8'000 bis 15'000 pro Person. Es liefert Wissen, aber keine unternehmensspezifische Entscheidungsgrundlage. Kein Inventar, keine Policy, keinen VR-Beschluss.

Ebene 2: Strategie und Umsetzung (projektbasiert)

Aufbauend auf der Governance-Grundlage: beschlussreife KI-Policy, Use-Case-Priorisierung mit EBITDA-Modellierung, strategische Roadmap, Eskalationsmatrix, Schulungskonzept.

Grössenordnung im Markt: CHF 20'000 bis 60'000 für ein KMU mit 100 bis 300 Mitarbeitenden. Das umfasst typischerweise vier bis sechs Wochen Projektarbeit mit Interviews, Framework-Entwicklung und VR-Präsentation.

Zum Vergleich: Ein eintägiger KI-Strategie-Workshop bei einem IT-Berater kostet CHF 3'000 bis 8'000. Er liefert eine priorisierte Use-Case-Liste. Er liefert keine Policy, keine EBITDA-Modellierung und keinen dokumentierten Nachweis der Oberaufsichtspflicht.

Ebene 3: Laufende Begleitung (Retainer)

Quartals-Briefings, Review von GL-Anträgen, Ad-hoc-Zugang bei KI-Entscheiden, laufende Protokoll-Dokumentation.

Grössenordnung im Markt: CHF 2'000 bis 7'000 pro Monat. Abhängig von Intensität und Umfang.

Zum Vergleich: Ein externer Verwaltungsrat mit Technologie-Fokus kostet CHF 20'000 bis 40'000 pro Jahr als Fixentschädigung. Er sitzt im Gremium, hat aber selten die operative Tiefe, um KI-Anträge der GL unabhängig zu beurteilen.

Was Nichtstun kostet

Die Investitionsrechnung hat zwei Seiten. Die meisten Gremien betrachten nur die Kostenseite. Die Risikoseite bleibt unsichtbar, bis sie eintritt.

Schatten-KI-Risiko: 37 Prozent der Schweizer KMU erproben KI (AXA Studie 2025). In einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden nutzen geschätzt 40 bis 60 Personen KI-Tools ohne formelle Freigabe. Jede dieser Nutzungen ist ein potenzieller Datenabfluss. Ein einziger nDSG-Verstoss kann CHF 250'000 kosten. Persönlich.

Wettbewerbs-Risiko: Die Horváth-Studie zeigt: KI-Einsparpotenzial auf Führungsebene liegt bei 10 bis 12 Prozent. Ein Wettbewerber, der dieses Potenzial realisiert, hat einen strukturellen Kostenvorteil. Nicht sofort sichtbar, aber in 12 bis 24 Monaten am Markt spürbar.

Haftungs-Risiko: Ohne dokumentierte KI-Governance fehlt der Nachweis der Oberaufsichtspflicht nach Art. 716a OR. Die Business Judgement Rule schützt nicht, wenn keine informierte Entscheidung dokumentiert ist. Das Risiko ist nicht der KI-Fehler. Das Risiko ist die fehlende Governance, wenn der Fehler eintritt.

Die ROI-Logik für den Verwaltungsrat

Ein VRP denkt nicht in KI-Budgets. Er denkt in Investitionsschutz und Risikosteuerung.

Die Rechnung ist einfach: Eine Governance-Grundlage kostet zwischen CHF 8'000 und 25'000. Sie identifiziert drei konkrete KI-Hebel mit geschätztem EBITDA-Potenzial und dokumentiert die Oberaufsichtspflicht.

Ein einziger der drei Hebel, der CHF 50'000 bis 200'000 an Effizienzgewinn oder Umsatzpotenzial liefert, rechtfertigt die Investition mehrfach. Dazu kommt die Risikoreduktion auf der Haftungsseite, die sich nicht in Franken beziffern lässt, aber im Schadensfall existenziell wird.

Die Frage ist nicht: «Können wir uns KI-Governance leisten?» Die Frage ist: «Können wir es uns leisten, ohne Governance zu operieren, während unsere Mitarbeitenden KI bereits nutzen?»

Drei Fragen für die Budget-Diskussion im VR

1. Wie hoch ist unser Risikoexposure durch unkontrollierte KI-Nutzung heute? (Schatten-KI, nDSG, fehlende Dokumentation)
2. Welchen EBITDA-Beitrag könnten die drei grössten KI-Hebel in unserem Geschäftsmodell liefern?
3. Was kostet die Governance-Grundlage im Verhältnis zum identifizierten Potenzial und zum vermiedenen Risiko?

Die Antwort auf Frage 1 und 2 liefert die KI-Standortbestimmung. Die Antwort auf Frage 3 ergibt sich dann von selbst.

Quellen:

• Knight Gianella / Universität St. Gallen / gfs-zürich: VR-KI-Studie 2025/26.
• AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2025.
• Horváth: KI-Einsparpotenzial auf Führungsebene (2025).

Marco Quinter modelliert KI-Investitionen mit direktem EBITDA-Bezug für Schweizer VR-Gremien. Verwaltungsrat, ehemaliger CBO (CHF 100 Mio. EBITDA) und CIO.